קלדנות מהי?
טעות נפוצה להתייחס למושג קלדנות במובן של הקלדה עברית או הקלדת שפות ככל שיהיו. מהי בעצם הקלדנות? מאיפה נולד מושג זה ולמה הוא מתייחס? מתי נולדה המילה "קלדנות"? השימוש במילה קלדנות נולד עם התחלת השימוש במחשב והמעבר ממילוי מספרים בטפסים בצורה ידנית לשימוש במחשב להקלדת נתונים מספריים בצורה ממוחשבת ולא ידנית.
מושג הקלדנות למעשה שייך להקלדת מספרים ולא להקלדת אותיות וכתב.
הכוונה לקלדנות נומרית – כלומר קלדנות מספרים בענפים שונים.
רבים הם העסקים הזקוקים לקלדנות נומרית. בכל עסק ועסק כיום ישנה מחלקת הנהלת חשבונות אשר מבצעת את עבודות קלדנות של החברה בה היא נמצאת ומזינה נתונים מספריים למערכות השונות שלה.
שירותי הקלדה של הנהלת חשבונות הינה קלדנות פקודות יומן למיניהן, קלדנות מספרית בהוצאת חשבוניות וקבלות, קלדנות תעודות משלוח ועוד.
כמו כן עסקים שתחומם הינו מסחר בעיקר עובדים עם תעודות משלוח אשר אותן תעודות מוקלדות למערכת – תעודות בעלות נתונים מספריים. זוהי קלדנות מספרית – כלומר קלדנות נומרית. קלדנות מספר קטלוג, קלדנות כמות המוצרים, קלדנות מחירים, מספר לקוח, ציון למוצר מ- 1 עד 10, מספרי טלפון של הלקוח, מספר רכב איתו הגיעה הסחורה, מספר רישיון ועוד ועוד.
שווקים למיניהם כמו השוק הסיטונאי ומועצת הפירות למשל מתעסקת שירותי קלדנות של תעודות המשלוח אשר מתקבלות וצריכות להיות מוקלדות מספרית לתוך מערכת מלאי. שוב, גם שם נפגוש ב קלדנות מספרית נומרית של תעודות המשלוח. בתעודת המשלוח תמיד נמצא את מספר הרכב או המשאית שהביאה או לקחה את המוצרים ו/או הסחורה – קלדנות נומרית, מספר הלקוח – קלדנות נומרית, כמות או משקל המוצר – שוב קלדנות נומרית, מחיר המוצר – גם כן קלדנות נומרית, מספר קטלוגי – רק קלדנות נומרית - כל אלה נומריים – כלומר שם מתבצעת קלדנות נומרית בעיקר.
כלומר, בעצם כל עסק שמתעסק בתעודות משלוח ומקבל סחורות עם מספרי לקוחות ומספרי קטלוגים יהיה זקוק ל קלדנות ולא להקלדה – כלומר אמרנו – הקלדת מספרים.
חברות הסלולר למשל מתעסקות במספרי טלפון ומספרי לקוח, תעודות הזהות שלהם, מספר ודגם המכשיר – כל אלה גם כן מתבצעים על ידי קלדנות נומרית מאחר ושם מדובר לרוב ובעיקר ב קלדנות מספרים.
דוגמא נוספת אפשר למצוא בסופרמרקטים הגדולים המקבלים סחורות מהספקים. גם שם כל המוצרים שלהם מקבלים מספר מוצר או מספר קטלוגי וגם שם אנו נפגוש בקלדנות נומרית. גם במכולות הקטנות בדרך כלל בקופה הרושמת אנחנו נפגוש בקלדנות מספרית המוזנת למחשב – כמויות מלאי של סחורה (גם הקלדה וגם קלדנות), מחירים מספריים ועוד ועוד.
לאור כל הדוגמאות שניתנו עד כה אפשר
להבין כי המושג קלדנות מתייחס ל שירותי קלדנות של מספרים והוא שונה מהמושג הקלדה
שמתייחס להקלדת אותיות מילים וסיפורים שאין בהם בדרך כלל מספרים ולכן הקלדה היא לא
קלדנות.
מי זקוק ל- שירותי הקלדה ?
אחד מהתפקידים המרכזיים בכל חברה ועסק כיום הינו שירותי ה- הקלדה אשר משתלבים בעבודת האדמיניסטרציה של המזכירה. שעות רבות מיום העבודה של המזכירה מוקדשות ל – שירותי הקלדה של המסמכים של החברה / העסק בו היא עובדת.
שירותי הקלדה אלה חלים על כל מסמך, מכתב, חוזה, הצעת מחיר, מפרט, מכרז, מזכר פנימי בתוך החברה, סיכומי ישיבות בתוך החברה ומחוצה לו, אשר מהווה את הקשר הכתוב בין החברה/המפעל/המשרד לבין גורמי חוץ. מדובר גם על שירותי הקלדה של אימיילים, מענה אימיילים הינו גם סוג של שירות הקלדה אדמיניסטרטיבי ועוד – הכל בהתאם לתחום בו עוסקת החברה.
ואז פתאום אופפפפסססס... המזכירה ו/או הקלדנית חולה, המזכירה לא יכולה להגיע באותו יום, המחשב לא עובד וכל מיני רג'קטים אחרים אשר מונעים את היכולת ל- שירותי הקלדה באותו יום. מה עושים אז?
בשביל זה נולדו שירותי הקלדה חיצוניים אשר כל משרד וחברה יכולים להיעזר בהם בשעת הצורך.
בבואך לבחור חברה / משרד הנותן שירותי הקלדה כאלה, עליך לבדוק כמה פרמטרים על מנת לקבל שירותי הקלדה מקצועיים המחליפים את החוסר במזכירה באותו יום או כל בעיה אחרת שנוצרה שמונעת קבלת שירותי הקלדה מהמזכירה שנעדרה.
רצוי מאוד לבדוק שהמשרד שנותן שירותי תמלול כאלה מחזיק קלדניות בעלות ניסיון רב שנים בענף שירותי הקלדה. באם אכן כך, מתיימרות הקלדניות להכיר את כל סוגי שירותי הקלדה של כל סוגי המסמכים או רובם הנמצאים כיום בשוק. באם זה שירותי הקלדה של מפרטים טכניים לסוגם, שירותי הקלדות של מסמכים המוגשים למכרז, שירותי הקלדה של הצעות מחיר אותם אתה מגיש לחברה על הצד המקצועי ביותר, שירותי הקלדה של מכתבים בצורה המקצועית בה הם אמורים להיכתב מבחינת תצורת המכתב, שירותי הקלדה לטבלאות מיוחדות או טפסים מיוחדים שמתנהלים בעסק, שירותי הקלדה למילוי נוכחות עובדים באם יש, תמלול ראיונות באנגלית או בעברית הדחופים לאותו יום, שירותי הקלדה לכתבי כמויות באם מדובר במשרדי הנדסה וכהנה וכהנה.
כמו כן רצוי לבדוק שבאתר של החברה שממנה תקבל שירותי הקלדה ישנן דוגמאות לעבודות שנעשו על ידי חבורה זו, ודרך עבודתם וביצועם את שירותי הקלדה אלה.
רצוי לבדוק שמחירי החברה שמבצעת הקלדת מסמכים אלה יהיו סבירים ומתאימים לעבודה שאותה היא מבצעת – כך תדע איך החברה שמבצעת את שירותי הקלדה אלה מעריכה את עצמה.
זמנים הוא דבר חשוב לך מאוד בקבלת שירותי הקלדה. חשוב מאוד לבדוק שהחברה שתבצע לך את שירותי הקלדה אלה תעמוד בזמנים שקבעת איתה.
לפני שאתה מתחיל לעבוד עם משרד או חברת שירותי הקלדה רצוי לקבל מהם הצעת מחיר מסודרת שבה יהיה כל מה שהוסכם ביניכם על מנת למנוע י הבנות לאחר מכן.
לאחר שבדקת את כל הפרמטרים הנ"ל ונראה לך שהמשרד שנותן שירותי הקלדה אלה מתאים לך, אתה יכול להיות שקט שהיום שלך יעבור בשלום.
בהצלחה
